İnşaat bitip teslim edileli neredeyse beş yıldan fazla olmuştu. İnşaatın süresinin de iki yıl kadar olduğu düşünülürse, neredeyse altı yıl önceki kayıtları bulmak için tozlu depo raflarının arasında dolaşıyordu Her kutunun üzerinde yazan kodu görmeye çalışıyor, sonra bu kodla tablet üzerinde açık programa giriş yapıyor, içeriğinde bulunan dosyaların bilgilerinin bulunduğu indeksi okuyor, aradığını bulamadıkça da kapatıp bir sonraki kutuya geçiyordu. Depoda neredeyse yüze yakın kutu vardı. Kutular muntazam sıralandıkları için işi kolaydı ama keşke en baştan hangi firmaya ait dosyaları araması gerektiğini bilebilseydi. Ancak bu şantiyede çalışanlar çoktan ya başka şantiyelere gitmiş ya da işten ayrılmışlardı. Onları bulup
sormaktansa burada araştırıp kendisi de bulabilirdi. Bu arşivi
hala muhafaza eden yöneticilerine içinden bir teşekkür gönderdi.
Aradığı dosyayı çok geçmeden buldu. Hayli kalın bir klasördü. Alçıpan kaplamaları ve alt konstrüksiyonlarını yapan firmaya ait tüm bilgileri arıyordu.Bu klasör gibi iki kalın klasör daha bu firmaya ait işleri kapsıyordu. Toplantı tutanakları, Puantajlar, Personel listeleri, izin kağıtları, şantiye giriş çıkış kayıt defteri vb bir çok belge mevcuttu. Onları da aldı. Üstünü başını silkeleyip depo görevlisinin yanına gitti. Depodan çıkaracağı dosyaları kayıt ettirdi ve merkez ofise doğru yola koyuldu.
Ofise vardığında dosyaları incelemeye koyuldu. Yapılan her çeşitten imalat için elektrik, mekanik ve ince işler sorumluluları, tutanağın konu edildiği mahalde imalatın başlayabileceğine dair onay verdiklerini gösteren imzaları atmış, işi yapacak olan firmanın temsilcisi de teslim edilen mahalin yapacakları imalata uygun olduğunu onaylayıp işe başlamıştı. Eğer bir eksiklik, yanlışlık, yarım kalmış durum varsa tutanağa not düşülmüştü. Aynı şekilde yapılan imalat teslim alınırken, aynı ekip, imalatın özelliklerine göre belirlenmiş teslim koşullarının – örneğin ölçüsü, konumu, rengi, dokusu vb bilgiler – tek tek sıralanmış olduğu belgeyi tik atarak işaretlemiş, varsa eksiği not düşmüş, sorumlu olanlar kontrolünü yapmış ve uygunsa onaylamıştı.
İncelediği tüm dosyalar, çok ayrıntılı hazırlanmıştı. Tutanaklardaki bilgiler, sahada yapılacak bir imalatta karşısına çıkabilecek pek çok çeşit problemi ortaya koyduğu gibi, işin kontrolü sırasında nelere dikkat edilmesi gerektiği konusunda da aydınlatıcı idi. Bu dokümanları inceleyen birileri, aynı türden bir inşaatın verilerine sahip demekti.
Bu kez bu evraklar bambaşka bir amaca hizmet edecekti. Aradığı dosyaların ait olduğu şantiye çalıştığı firmanın geçmişte tamamladığı projelerden bir tanesiydi ve tamirat sırasında bir silah bulunmuştu ve polis, ölümlü bir vurkaç dahil yasadışı işlere karıştığı belirlenen bu silahın oraya nasıl geldiğini bilmek istiyordu!
5
Film izler gibi bir hikaye okudunuz, merakta da kaldınız biliyorum. Hikayenin sonunu ben de bilmiyorum. Şimdiden söyleyeyim sonunu yazmak gibi bir niyetim de yok. Sizlerin dikkatini çekebilmek için hepsini ben uydurdum. En azından küçük bir kısmını ben uydurdum. Çünkü burada anlattığım problemlerin tümüyle ya zaten karşılaştınız ya da karşılaşacaksınız.
Tabiki, bu anlattıklarımın tümü gerçek olamaz. Öyle bir inşaat firması bilmiyorum ki Fidic gibi zorunlulukları olmadan evrak işlerine eleman ve kaynak ayırsın. Her yapılanı belgelesin. Yetmesin bu kayıtları arşivde biriktirsin ve hatta kolay ulaşılsın diye her türlü dokümantasyon sistemini kursun. Her yeni işe başlarken eskinin muhasebesini yapsın, analizini çıkarsın. Varsa gerçekten tebrik etmek isterim.
Burada hikayeleştirdiğim gibi bir katilin yakalanması için şantiye kayıtlarınıza elbette başvurulmayacak ama, bir sonraki işinizde, eğer bu kayıtlardaki bilgileri iyi analiz ederseniz sizin için altın değerinde bir tecrübe deposuna sahip olacaksınız. Arşivlemeyi de dokümanları oluşurmak kadar önemsemek gereklidir. Gerektiğinde kullanılması için harcadığınız onca emek kaybolan bilgiyle birlikte boşa gitmiş olacaktır.
Tutanaklar ise bambaşka bir dünyadır. İşi yaparken takibini, bittiğinde de kontrol ve kabulünü kolaylaştırır. Tutanak deyip geçmeyin. Zamanında kayıt altına aldığınız ayrıntılı bilgiler gün gelir hesabınızda nakite dönmese bile, haklılığınızın yazılı delili olabilir. Bu söyleyeceğimi kimse uygulamaz biliyorum ama bana göre tutanakları konusu her ne ise bu ya da şu şekilde dahil olmuş herkes imzalamalıdır. En kıdemli amirinden, işi bizzat yapan ustaya kadar. Herkes birbirini denetlemiş olur. Gözden kaçanların en aza inmesi herkesin faydasına olur. İşe başlamadan önce sıkı sıkı tembih ettiğim halde hakediş zamanı yevmiyelerimi kabul etmemişsiniz, o şu bu imalatları yaptım kabul etmemişsiniz diye sızlananları, benimle tartışmaya gelenleri kapıdan kovsam mı dövsem mi hiç bilememişimdir. Bununla birlikte, burada anlattığım gibi problemler ortaya çıktığında, orada hangi ekipler çalıştı, tutanaklarda ne yazıyor diye dönüp bakmak problemin asıl kaynağını bulmaya da yardımcı olacaktır.
Malum, problemleri alt kadronun üzerine yıkmak kolay olduğu gibi, aslında hatası ekibine güvenmek olan amirlerin üzerine yıkmak da kolay. Tam aksine pırlanta gibi alt kadroların başında o yeri hiç haketmeyen amirlerin hatalı kararları da problemleri getiriyor.
Bugün ben bu satırları yazmadan önce bir meslektaşım, personelin performansını değerlendiren patronun, amirin de performansını değerlendirebilen bir sistem kurmak istiyorum dedi. Düşüncesi bile beni gülümsetti.
Birhan Ç.
